Vì nhiều quy trình phức tạp cũng như mất thời gian nên nhiều nhà quản lý thường cố tình bỏ qua, lơ là trong việc quản lý kho hàng. Đặc biệt trong ngành quản lý bán hàng thời trang, với số lượng hàng hóa lên tới hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm nên các chủ cửa hàng thường không có giải pháp quản lý hiệu quả. Điều này dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như số lượng hàng tồn vượt quá mức cho phép, thất thoáng hàng hóa ảnh hưởng đến quá trình buôn bán. Chính vì vậy việc quản lý kho hàng là yếu tố không thể thiếu và có vai trò rất lớn trong việc hoạt động kinh doanh.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra nguyên nhân tại sao việc quản lý kho hàng lại cực kì quan trọng, nhất là đối với ngành kinh doanh bán hàng thời trang. Trước hết cùng tìm hiểu quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng thời trang bằng phần mềm bán hàng

Nói một cách dễ hiểu, quản lý kho hàng trong ngành thời trang chính là những hoạt động trong việc tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa. Nếu có giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả thì đây chính là giải pháp giúp giảm chi phí đồng thời tăng doanh thu cho cửa hàng. Ngược lại, nếu trong công tác quản lý dẫn đến số lượng hàng tồn quá lớn sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều trong kinh doanh.

Các công việc để quản lý kho hàng là:

  • Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, dễ tìm
  • Lập và cập nhật hồ sơ
  • Thực hiện nhập, xuất hàng hóa
  • Kiểm tra hàng hóa mỗi khi xuất, nhập kho
  • Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho hàng ngày và đối chiếu với mức tồn kho tối thiểu.
  • Lên kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng, đẩy hàng hợp lý
  • Kiểm tra định kỳ kho và các kệ hàng, tránh để hàng hóa bị hỏng hay rách.

Tại sao việc quản lý kho hàng lại quan trọng trong ngành bán hàng thời trang

Quản lý kho hàng bằng phần mềm bán hàng

1. Giảm thất thoát hàng hóa

Vì nhiều lý do mà việc thất thoát hàng hóa sẽ dễ dàng xảy ra, nếu chủ cửa hàng lơ là để việc thất thoát hàng hóa kéo dài sẽ gây ra tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Chình vì vậy, quản lý kho hàng chính là giải pháp giúp phòng tránh tình trạng này. Việc phân loại các hàng hóa theo từng loại như quần, áo, phụ kiện,.. và sắp xếp chúng theo danh mục như màu sắc, giá cả, kích cỡ,.. sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi sản phẩm một cách tốt hơn. Ngoài ra việc quản lý kho sẽ giúp kịp thời phát hiện sản phẩm nào bị lỗi, bị rách hay vải không chất lượng để báo với bên nhà cung cấp xử lý trước khi bán ra cho khách.

2. Nắm rõ tình trạng hàng hóa

Sẽ rất mất thời gian khi nhân viên sẽ phải xuống kho kiểm tra tình trạng hàng hóa còn hay hết mỗi khi khách hàng hỏi đến. Thậm chí điều này còn khiến khách hàng không hài lòng. Quản lý kho hàng hiệu quả chính là giải pháp giải quyết vấn đề này. Bạn sẽ nhanh chóng biết được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết, mặt hàng này có những số lượng kích thước nào,.. Như vậy việc bán hàng sẽ hiệu quả hơn mà bạn còn có thể tư vấn cho khách hàng một cách dễ dàng.

3. Bán hàng hiệu quả

Thông qua việc quản lý kho, bạn sẽ dễ dàng biết đâu là mặt hàng bán chạy, mặt hàng nào đang là xu hướng,.. để nhanh chóng nhập thêm hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ biết được đâu là hàng tồn vượt quá mức cho phép để có biện pháp đẩy hàng, xả hàng hợp lý để nhanh chóng cân bằng lại kho. Các chủ cửa hàng có thể tạo ra các chương trình khuyến mại, tặng kèm để nhanh chóng tiêu thụ hàng tồn, quay vòng vốn lưu động. Như vậy việc quản lý kho giúp cho việc bán hàng hiệu quả hơn rất nhiều.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả

1. Kiểm kho thường xuyên, hàng ngày

Quản lý kho hàng bằng phần mềm bán hàng

Một trong những giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả là các chủ cửa hàng thời trang phải tiến hành kiểm kho thường xuyên. Điều này giúp có thể nắm bắt hết thông tin hàng hóa, số lượng cũng như tình trạng bảo quản của các sản phẩm. Bên cạnh đó, việc lắp đặt camera cũng là một giải pháp giúp bạn theo dõi, kiểm soát kho hàng chặt chẽ hơn. Tuy nhiên nhược điểm của giải pháp này là quy trình kiểm kho khá phức tạp, tốn thời gian đặc biệt là nếu số lượng hàng hóa lớn.

2. Đào tạo nhân viên

Việc tuyển chọn nhân viên quản lý kho hàng sẽ là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều. Tuy nhiên bạn sẽ mất khá nhiều chi phí, mất thời trong việc đào tạo. Không những thế nếu chẳng may thuê phải những nhân viên không trung thực, họ sẽ lợi dụng sự tin cậy của bạn để gian lận, tuồn hàng hóa trong kho ra ngoài nhằm trục lợi.

3. Quản lý theo theo các phương pháp thủ công

Một trong các cách quản lý mà nhiều người vẫn đang sử dụng đó là ghi chép thủ công hoặc dùng phần mềm Excel. Mặc dù vậy đây đang được coi là phương pháp lạc hậu, tốn nhiều công sức mà dễ dẫn đến sai sót, độ chính xác không cao.

4. Sử dụng phần mềm bán hàng

Quản lý kho hàng bằng phần mềm bán hàng

Sử dụng phần mềm bán hàng là một trong những phương pháp được nhiều người dùng nhất hiện nay. Chức năng quản lý hàng hóa sẽ giúp bạn phân loại các sản phẩm một cách dễ dàng. Việc tra cứu tìm kiếm sản phẩm cũng trở nên nhanh chóng khi bạn chỉ cần gõ mã sản phẩm là mọi thông tin từ màu sắc, giá cả, kích thước,.. đều được hiển thị rõ ràng trên màn hình. Nhân viên sẽ không cần ghi nhớ quá nhiều thông tin mà thông qua phần mềm vẫn có thể tư vấn cho khách hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc phần mềm bán hàng tích hợp hệ thống barcode thông minh nhận diện hàng nhanh chóng, tự động cộng trừ hàng hóa ra khỏi kho sau mỗi giao dịch và chức năng cảnh báo hàng tồn sẽ thông báo mỗi khi có mặt hàng vượt quá số lượng cho phép giúp bạn không cần phải tiến hành kiểm kho thường xuyên mà vẫn nắm rõ số lượng mỗi sản phẩm. Thông qua phần mềm bán hàng, mọi quy trình xuất, nhập kho cũng được quản lý chặt chẽ. Bạn chỉ cần một thiết bị di động có kết nối Internet là việc quản lý kho nằm trong tầm tay, tránh thất thoát hàng hóa hiệu quả.

Xem thêm phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp 

Đăng ký dùng thử