Kiểm kê hàng hóa là một công việc vô cùng quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào, công việc này có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng tùy theo mô hình kinh doanh. Nếu việc kiểm kê không được thực hiện tốt có thể dẫn tới việc hàng tồn kho lâu ngày bị hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy.

Các chủ doanh nghiệp, cửa hàng luôn đau đầu vì những thất thoát, hao hụt hàng hóa sau mỗi đợt kiểm kê định kỳ. Do đó vấn đề lớn nhất là cần có một quy trình kiểm kê hợp lý, logic và chính xác, giúp tối ưu thời gian và tiết kiệm chi phí.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng HOSCO tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác nhất phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Quy trình kiểm kê hàng hóa

1. Trước khi tiến hành kiểm kê

• Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất xuất/nhập hàng.
• Phân công nhân sự chịu trách nhiệm (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…).
• Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: phân chia từng khu vực kiểm kê và thời gian kiểm kê

Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi. Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.

2. Các bước trong quy trình kiểm kê hàng hóa

Bước 1: Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…

Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa.

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế

Bước 6:  Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân.

Phương pháp kiểm kê hàng hóa hiệu quả nhất với phần mềm HOSCO

Công việc kiểm kê kho luôn đòi hỏi tính tỉ mỉ và chính xác cao. Tuy nhiên, nếu quản lý bằng sổ sách theo phương pháp truyền thống như hiện nay thì không tránh khỏi những sai sót.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, cửa hàng bất kể quy mô đều đang dần từ bỏ phương pháp kiểm kê hàng hóa thủ công như thông thường. Thay vào đó, họ lựa chọn những phần mềm kiểm kê hàng hóa chuyên dụng – giải pháp tối ưu hơn để giải quyết vấn đề khó khăn này. 

Phần mềm kiểm kê hàng hóa HOSCO

Phần mềm bán hàng HOSCO với tính năng kho hàng là một trong những phần mềm giúp kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chính xác đang được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng hiện nay sử dụng.

Tính năng kho hàng của phần mềm kiểm kê hàng hóa HOSCO với đa dạng danh mục chức năng, đáp ứng mọi nhu cầu về quản lý kho hàng: 

• Giúp dự trù hàng hóa cho kho tổng, các cửa hàng, chi nhánh
• Thống kê, kiểm soát hàng tồn chặt chẽ bằng cách theo dõi tồn thực tế trên các kho (hệ thống áp dụng chuyển kho 3 bước)
• Tích hợp nhiều công cụ kiểm kho (máy kiểm kho chuyên dụng, điện thoại, máy tính,…)

Tính năng kiểm kê hàng hoá trong MasterPro được thiết kế với giao diện tối ưu nhất để người dùng có thể dễ dàng sử dụng và thao tác.Bạn có thể dễ dàng thêm hàng hóa vào để kiểm kê, thêm số lượng kiểm kê cho từng hàng hóa, tồn kho của mỗi loại hàng hóa….

Tất cả những chức năng ưu việt đều được tích hợp trên 1 nền tảng quản lý duy nhất – HOSCO, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm trong tay mọi thông tin cần thiết để tối ưu hiệu quả quản lý.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm kê hàng hóa phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị tạp hóa