Tin tức

Danh mục

Hướng dẫn quản lý kho hàng bằng file excel cơ bản

Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng nếu bạn muốn kinh doanh thành công. Vấn đề kiểm kho luôn là cơ ác mộng với bất kỳ chủ cửa hàng. Bởi lẽ, kinh doanh mặt hàng nào cũng vậy, có rất nhiều loại sản phẩm cần bạn kiểm soát. Ngoài ra khi mới kinh doanh, các chủ cửa hàng thường chủ quan và không kiểm tra kho thường xuyên dẫn đến lâu ngày kiểm soát lại rất khó khăn.

Quản lý kho hàng với file excel.

Một số những bất cập mà chủ cửa hàng sẽ gặp phải khi không kiểm kho thường xuyên:

  • Không nắm được chính xác số lượng hàng trong kho, hàng nào tồn? hàng nào hết?
  • Quản lý sản phẩm không chi tiết dẫn đến việc không biết mẫu đó còn size, màu nào
  • Tạo sơ hở cho nhân viên gian lận, gây thất thoát hàng hóa, doanh thu
  • Mất trộm cũng không hề hay biết
  • Không kiểm kho và sắp xếp hàng hóa kho học sẽ tạo thiện cảm không tốt cho khách hàng
  • Khó khăn khi tìm kiếm sản phẩm trong kho,…

Bài viết dưới đây, Hosco sẽ hướng dẫn cách sử dụng file excel với những công thức đơn giản. Mời bạn theo dõi để có thêm những thông tin hữu ích, giúp bạn quản lý tốt kho hàng của mình.

Lưu ý: Các hình ảnh minh họa trong bài viết sử dụng dữ liệu mẫu của một cửa hàng thời trang. Bạn có thể linh hoạt thay đổi sản phẩm cho phù hợp với sản phẩm bạn đang kinh doanh.

Các công thức cơ bản trong excel để quản lý kho hàng

Dưới đây là các công thức cơ bản giúp bạn lập bảng nhập -xuất -tồn kho theo ngày, tháng,…

Lập bảng nhập – xuất – tồn theo ngày

Đầu tiên bạn cần tạo các sheet (bảng tính) riêng để dễ theo dõi. Trong mỗi bảng tính tạo các cột: Số thứ tự, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày như trong hình dưới đây:

Quản lý kho hàng

Các cột trong một trang tính để quản lý kho hàng theo ngày.

  • Tồn đầu ngày hôm nay = Tồn cuối ngày hôm trước

Quản lý kho hàng

Tồn đầu ngày của áo khoác nữ 28/08 là 42, bằng với tồn cuối ngày của nó vào ngày 27/08.

  • Nhập trong ngày: Trong ngày bạn nhập số lượng bao nhiêu thì bạn điền vào cột. Nếu không nhập hàng thì điền số 0. Số liệu này bắt buộc cần nhập lên excel ngay lập tức để quản lý được kho chính xác nhất.
  • Xuất bán trong ngày: Mỗi một sản phẩm bán ra, nhân viên sẽ cần điền số lượng chính xác vào đúng ô xuất bán tương ứng. Nếu hàng hóa đó được xuất bán nhiều lần trong ngày, bạn cần ghi số lượng tổng vào cột.
  • Tồn cuối ngày: Số lượng tồn cuối ngày là cơ sở chính xác để bạn xác định tồn kho để có kế hoạch nhập, xả hàng hợp lý. Tồn cuối ngày = Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày – Xuất bán trong ngày.

Quản lý kho hàng

Hàm để tính tồn cuối ngày.

Lập bảng nhập – xuất – tồn theo tháng

Bảng xuất nhập tồn theo tháng cũng cần có các cột tương tự như theo ngày:

Quản lý kho hàng

Bảng nhập – xuất – tồn theo tháng.

  • Tồn đầu tháng = Tồn của ngày đầu tiên trong tháng đó
  • Nhập trong tháng = Tổng số lượng hàng nhập của các ngày trong tháng
  • Xuất bán trong tháng = Tổng số lượng hàng nhập của các ngày trong tháng
  • Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất bán trong tháng. Con số này chính bằng số lượng hàng tốn ngày cuối cùng trong tháng.

Ngoài việc quản lý nhập – xuất – tồn theo ngày, tháng, nếu bạn muốn quản lý thêm doanh thu, lợi nhuận thì bạn chỉ cần tạo thêm các cột giá bán, giá nhập, doanh thu, lợi nhuận vào từng bảng tính. Sau đó dùng phép toán để tính ra các giá trị tương ứng.

Xem thêm: phần mềm quản lý y dược

Những nhược điểm khi sử dụng excel để quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng bằng excel giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí. Tuy nhiên, quản lý bằng excel có những nhược điểm sau:

  • Dễ dàng bị mất dữ liệu khi gặp sự cố bất ngờ như: Mất điện, mất mạng,…
  • Một năm có 12 tháng, 365 ngày vạy nên cần nhiều file excel đẻ lưu trữ dữ liệu. Hơn nữa khi cần tra cứu dữ liệu ở một khoảng thời gian nào nhất định thì sẽ mất thời gian để truy xuất. Sau đó bạn còn phải cộng thủ công bằng tay.
  • Không thể tạo và in hóa đơn
  • Không thể tra cứu cụ thể lịch sử mua hàng của từng khách. Dẫn đến bất cập khi khách khiếu nại hoặc trả hàng.
  • Các hàm tính của excel cần nhập chính xác, vì chỉ một sai sót nhỏ có thể sai lệch tất cả các số liệu.
  • Không thể kiểm soát tồn kho nhanh chóng trên điện thoại. Bạn cũng không thể có mặt 24/7 tại cửa hàng để kiểm soát chúng trên máy tính. Bạn sẽ không thể nắm được tình hình kinh doanh nếu không hỏi nhân viên.

Quản lý kho hàng bằng file excel tuy đơn giản nhưng lại có nhiều nhược điểm. Nếu bạn cảm thấy không hài lòng với những nhược điểm khi quản lý bằng file excel, bạn hãy tham khảo thêm các phần mềm quản lý kho hàng.

Hơn 90% các chủ cửa hàng đã áp dụng phần mềm vào công việc kinh doanh của mình. Phần mềm giúp học quản lý kho hàng, quản lý bán hàng cực kỳ hiệu quả.

Hãy đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng Master – Pro ngay!

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ chi nhánh:

  • HOSCO Miền Bắc: Số 272 Khương Đình, P.Hạ Đình, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
  • HOSCO Miền Nam: 33 Lê Văn Huân, P.13, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh.

 Hotline: 0909934689 – 19006129

Địa chỉ:

Website: https://www.phanmembanhang.com/

Google sites: https://sites.google.com/view/phanmemquanlybanhang-masterpro/

Twitter: https://twitter.com/Masterpro_Hosco

Facebook: https://www.facebook.com/phanmembanhangcom/

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Đăng ký thông tin dùng thử

    BÀI VIẾT LIÊN QUAN
    CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

    Hotline: 0909 934 689