Quản lý kho hàng là một trong những khâu quản lý quan trọng bởi nếu chỉ xảy ra sai sót nhỏ thôi cũng sẽ gây ra nhiều hệ lụy. Bên cạnh những người thực hiện rất tốt công việc quản lý kho hàng thì cũng không ít người phải “bó tay” trước bài toán này. Bởi quản lý kho hàng là công việc khá phức tạp, dễ sai sót, tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời đòi hỏi sự tập trung cao. Nếu không có giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả thì việc xảy ra sai sót là điều dễ dàng xảy ra. Biết được những khó khăn này, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra một số giải pháp quản lý kho hàng hiện nay để bạn có thể tham khảo và sau đó lựa chọn được cho mình cách quản lý phù hợp nhất.
Nội dung bài viết
Một số giải pháp quản lý kho hàng
1. Quản lý kho hàng bằng kinh nghiệm
Quản lý kho bằng kinh nghiệm được đánh giá là công việc quản lý dễ thực hiện, ít tốn thời gian và công sức nhất. Bởi người dùng chỉ cần kiểm tra hàng hóa và dựa vào kinh nghiệm của mình để ghi nhớ mà không cần phải ghi chép gì cả. Tuy nhiên đây lại không phải là giải pháp được người tiêu dùng đánh giá cao. Vì cách này chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh bé, có số lượng hàng hóa cực kì ít. Sẽ không phù hợp với những mặt hàng nhiều hàng hóa như bán hàng shop thời trang, bán hàng siêu thị tạp hóa,..
Bên cạnh đó giải pháp quản lý này còn rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi người dùng quên hay nhầm lẫn số liệu. Đồng thời rất nguy hiểm khi trong nhiều trường hợp cần thiết bạn sẽ không có số liệu để so sánh, đối chiếu.
2. Quản lý kho hàng bằng sổ sách
Khi có nhiều hàng hóa hơn, người dùng không thể chỉ ghi nhớ dựa vào kinh nghiệm mà phải cần đến các sổ sách để có thể dễ dàng quản lý. Đây được đánh giá là giải pháp an toàn hơn nhưng vẫn không được nhiều người ưa chuộng. Bởi với bất kì giao dịch nào, bạn hay nhân viên sẽ phải ghi ngay vào giấy. Điều này không đảm bảo được chính xác khi có thể bạn hay nhân viên vì bận mà quên không cập nhật, hoặc ghi vội mà viết nhầm một con số. Những sai sót tưởng chừng nhỏ nhưng nếu về lâu về dài sẽ gây ra ảnh hưởng lớn. Đấy là chưa kể nhân viên cố tình không ghi hoặc ghi sai số lượng hàng hóa để dễ dàng thực hiện những gian lận, lấy hàng ra ngoài mà bạn không hề phát hiện,.. Ngoài ra, việc sử dụng sổ sách để quản lý không đảm bảo an toàn khi người ngoài có thể xem trộm bất cứ lúc nào cũng như rất dễ rách, làm mất,..
Bài viết liên quan: Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm
3. Quản lý kho hàng bằng Excel
Là một phần mềm của Microsoft Office, Excel chính là giải pháp công nghệ đầu tiên trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào phần mềm bán hàng. Việc quản lý Excel được đánh giá là chính xác, an toàn cũng như đỡ mất thời gian hơn những cách truyền thống trên. Tuy vậy, sau một thời gian sử dụng người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy đây cũng chưa phải là giải pháp tối ưu nhất. Bởi việc nhập con số vào trong phần mềm cũng giống như ghi chép vào sổ sách vậy, rất dễ quên và nhầm lẫn. Đồng thời để có thể sử dụng thành thạo các phép tính toán của Excel thì bạn và nhân viên phải có những kĩ năng, hiểu biết tốt về phần mềm này bởi các hàm tính của Excel bị đánh giá là khó dùng, khó nhớ.
Đồng thời, nếu dữ liệu hàng hóa của bạn quá lớn sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của Excel. Chỉ việc mở một file cũng sẽ tốn khá nhiều thời gian, thậm chí là đứng hay hay khiến các thao tác, truy xuất dữ liệu trên máy tính bị chậm. Điều này sẽ ảnh hưởng lớn cũng như gây ra sự khó chịu trong quá trình sử dụng. Và nếu máy tính bị virus hay hỏng hóc, việc mất hoàn toàn dữ liệu là điều dễ dàng xảy ra.
4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển liên tục để đáp ứng nhu cầu cần thiết của con người như ngày nay, quản lý kho hàng bằng phần mềm bán hàng được ra đời được xem là giải pháp tối ưu, hiệu quả nhất. Đây cũng là giải pháp được nhiều nhà kinh doanh lựa chọn và tin dùng hiện nay. Không chỉ tối ưu mọi công đoạn nhập – xuất hàng hóa dễ dàng, thuận tiện cho việc tra cứu, biết được chính xác số liệu hàng hóa – hàng tồn trong kho mà phần mềm bán hàng đảm bảo an toàn dữ liệu khi sử dụng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến trên thế giới. Toàn bộ dữ liệu được lưu trên máy chủ trên người dùng không cần phải lo lắng mỗi khi thiết bị sử dụng bị hỏng hóc, virus,..
Ngoài ra, việc tương thích trên nhiều thiết bị kể cả điện thoại di động, máy tính bảng,.. giúp bạn dễ dàng quản lý từ xa. Với mỗi giao dịch, dữ liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống ngay lập tức. Người dùng chỉ cần truy cập vào hệ thống là dễ dàng xem và theo dõi công việc. Đồng thời, phần mềm bán hàng còn có chức năng báo cáo những mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đem lại doanh thu cao nhất, mặt hàng nào tồn kho,.. Thông qua đó bạn sẽ có kế hoạch nhập xuất hàng hóa hợp lý, đúng đắn, đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng.
Xem thêm bài viết: Phần mềm quản lý bán hàng nhà thuốc
