5 bước cơ bản để chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Nhiều nhà lãnh đạo vẫn còn e ngại với việc chuyển đổi số. Bởi họ cho rằng chuyển đổi số là phải thay đổi một hệ thống tổ chức hay chuyển đổi toàn bộ cả mô hình kinh doanh. Nhưng sự thật là, chuyển đổi số bắt đầu đi từ những bước đi nhỏ nhất. Với mục tiêu theo thời gian, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích to lớn. Những việc nhỏ này như số hoá tài liệu của công ty.

Doanh nghiệp có nhiều các việc thủ công có tính chất lặp lại gây mất thời gian, giảm hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, một lượng giấy lớn cho việc lưu trữ dữ liệu gây tốn kém diện tích, dễ hư hỏng do tác động của môi trường. Việc ra soát lại cũng rất khó khăn, tốn kém thời gian.

Chuyển đổi số chuyển đổi tài liệu bản cứng sang dạng mềm. Điều này giúp ích rất nhiều cho việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Đồng thời giúp  kéo dài thời gian của tài liệu và tiết kiệm không gian lưu trữ. Việc sử dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ vào quá trình xử lý data. Như phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet sẽ giúp đơn giản hoá quy trình xử lý và quản trịdữ liệu của tổ chức. Điều này cũng đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thời đại. Khi tốc độ thay đổi diễn ra chóng mắt từng giây và nhu cầu khách hàng ngày càng riêng biệt.

I. Các bước để chuyển đổi số thành công:

Các bước sau gợi ý cho một lộ trình chung cơ bản mà một doanh nghiệp mới chuyển đổi số có thể tham khảo.

5 năm trước, khi khái niệm chuyển đổi số mới xuất hiện lần đầu ở Việt Nam, một bộ phận nhỏ các doanh nghiệp quan tâm đến nó. Nhưng sau tác động của Covid-19, các công ty buộc phải nhìn lại. Họ nhìn nhận như một hoạt động  tối quan trọng trong quá trình phát triển của tổ chức. Chuyển đổi số là việc số hóa tất cả mọi thứ là định kiến của nhiều doanh nghiệp

"<yoastmark

Theo khảo sát của Gartner, ông đã  chỉ ra 9 sai lầm mắc phải khi chuyển đổi số. Trong đó, ông chú trọng tới nhận thức lấy công nghệ làm kim chỉ nam.  Gartner khuyên, thay vì tập trung vào công nghệ, ban lãnh đạo nên xem xét lại việc tổ chức, xây dựng và chuẩn hóa các công cụ, công nghệ, quy trình, biểu mẫu.

Đồng ý với quan điểm này, tại một sự kiện về giải pháp chuyển đổi số mới đây, ông Lê Việt Thắng, Nhà sáng lập kiêm CEO 1Office phát biểu chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần phải qua 5 bước.

  1. Chuẩn bị dữ liệu

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu dài hạn . Và co được bài toán của mình, công ty muốn chuyển đổi số ở lĩnh vực nào? Quản lý khách hàng, quản lý nhân sự hay quy trình?  Sau đó, tổ chức phải chuẩn bị về data mẫu, phải làm cho dữ liệu thật sạch bởi dữ liệu là tài nguyên quan trọng.

"<yoastmark

  1. Lựa chọn nền tảng công nghệ

Sau đó, công ty mới lên kế hoạch xây dựng các tiêu chí để lựa chọn. Dựa trên các nền tảng quản trị thích hợp và nhu cầu, dữ liệu mình có.  Ở giai đoạn này, ông Nguyễn Thành Nam, Nhà sáng lập Đại học Funix, chia sẻ rằng phần mềm phải có sau tư duy. Đó là tư duy biết nhìn công ty ở dạng số, sau đó mới bàn tới mua phần mềm. Theo ông Nam, khi đã thấu hiểu được mục tiêu của mình, sử dụng phần mềm rất tối ưu. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ gặp phải khó khăn phổ biến là có cơ hội để phát triển nhưng chấp nhận dừng lại.

Trong khi lựa chọn nền tảng công nghệ, ông Thắng nghĩ rằng doanh nghiệp cần đẩy mạnh truyền thông nội bộ, thực hiện công tác tư tưởng. Mục tiêu tạo bước đệm về tâm lý cho đội ngũ nhân sự.  Bởi đa số doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại vì nhân sự phản đối. Bởi họ cảm thấy thay đổi nhanh chóng khiến các thói quen hàng ngày của họ bị đảo lộn.

  1. Số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp phải số hóa dữ liệu tổng thể ở mọi phòng ban. Bắt đầu từ số hóa về dữ liệu khách hàng, nhân sự, dữ liệu về quy trình, công việc… Đây là việc đòi hỏi thời gian và công sức không nhỏ của doanh nghiệp.

"<yoastmark

  1. Số hóa quy trình chính sách

Sau khi số hóa dữ liệu, tổ chức sẽ số hóa các quy trình chính sách. Gồm số hóa quy trình nội bộ, số hóa các luật về nhân sự, số hóa về nghiệp vụ về bán hàng…

Chia sẻ về kinh nghiệm của quá trình này, ông  Hải, Trưởng phòng IT của Tin Holdings chia sẻ. Phải có quy trình mới số hóa được quy trình. Tức là, tài liệu công ty phải sẵn sàng mới chuyển đổi số được. Ví dụ muốn có thông tin về nhân sự, phải có bảng thông tin nhân sự trước xong mới số hóa đưa nó lên phần mềm.

  1. Xây dựng hệ thống báo cáo

Sau khi xong bốn bước trên là bước xây dựng hệ thống báo cáo. Đây có thể là hệ thống báo cáo doanh số, tiến độ nhân sự, báo cáo doanh số, báo cáo tiếp thị… Điểm cần lưu ý: quá trình xây dựng và cải tiến báo cáo cần lặp đi lặp lại liên tục.

Ông Phạm Hải Văn, Nhà đồng sáng lập BB Capital ước tính. Ở Việt Nam trước đây có thể có đến 60-70% các CEO ra quyết định theo cảm tính. Họ thiếu các số liệu báo cáo thống kê. Nhưng ngày nay, khi đã có công nghệ hỗ trợ, họ nắm được số liệu đầy đủ. Từ đó hiệu suất được nâng cao, doanh nghiệp đi đúng  và tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.

Theo ông Văn, đối với những doanh nghiệp đang chuyển đổi hoặc chưa chuyển đổi số thì lúc này là thời cơ thích hợp nhất. Bởi nếu hiện nay không chuyển đổi số, các đối thủ sẽ áp dụng công nghệ vào trong quản lý và vận hành tổ chức. Họ sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh nhiều hơn và tối ưu chi phí hơn.

Trên đây là 5 bước cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng áp dụng được.  Các chuyên gia đã  nhận định chuyển đổi số trong thời 4.0 không phải sự lựa chọn mà đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu. Tổ chức muốn phát triển nhanh và mạnh cần phải chuyển đổi số càng sớm càng tốt.

Mong các bạn đã có hiểu biết sâu hơn về cách chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Các bạn có thể tham khảo phần mềm Master Pro đến từ công ty Hosco Việt Nam!!!

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Đăng ký thông tin dùng thử

    BÀI VIẾT LIÊN QUAN
    CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM